Порядок предоставления и оплата отпусков в РК.
Анастасия Девяткина,
Сертифицированный методист-консультант группы компаний «Слава ВЦ» и «1С-Сапа»
Лето – традиционная пора для отпуска. В это время каждый кадровик сталкивается с большим, нежели обычно, количеством работы по оформлению отпусков сотрудников. В связи с вступлением в силу нового Трудового Кодекса возникли изменения в порядке предоставления трудовых отпусков. Давайте их разберем.
Наиболее существенным отличием стала обязанность предоставлять сотруднику не менее двух недель основного оплачиваемого ежегодного трудового отпуска. Это означает, что одна из частей отпуска (первая/очередная/окончательная) должна быть продолжительностью не менее 14 (четырнадцати) календарных дней. Оставшуюся часть можно предоставлять, как и раньше, по соглашению между работником и работодателем, зафиксированному в графике отпусков.
Следующим изменением стало значительное сокращение продолжительности дополнительного трудового отпуска для работников – инвалидов первой/второй групп с 15 (пятнадцати) до 6 (шести) календарных дней. Однако право присоединения дополнительного трудового отпуска к основного действующим Трудовым кодексом отменено не было. Следовательно, данные работники могут претендовать на предоставление обоих отпусков последовательно.
Сразу определимся, что отпуска могут быть следующими:
- основной оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск;
- дополнительный трудовой отпуск;
- отпуск без сохранения заработной платы;
- социальный отпуск;
- учебный отпуск;
- отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка (детей), усыновлением (удочерением) новорожденного ребенка (детей);
- отпуск без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.
В конфигурации «1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом для Казахстана» вышеуказанные отпуска представлены 2-мя документами – «Трудовые отпуска организаций» и «Социальные отпуска организаций» (см. рис. 1):
Рисунок 1.
Как видно из рисунка 1, документ «Социальные отпуска организаций» позволяет выбрать вид отпуска из представленного списка.
В данной статье рассмотрим основной оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск (для краткости – отпуск).
Обратимся к порядку предоставления отпусков.
Для упорядочения работ и равномерности использования трудовых ресурсов на предприятии в последнем квартале календарного года работники HR-службы собирают с подразделения графики отпусков на будущий год. Эти графики заверены подписями сотрудников (с указанием месяца, в который работник планирует будущий отпуск) и руководителя подразделения. Далее собирается сводный график отпусков, утверждаемый руководителем организации.
Что это дает организации?
Во-первых, проведение данной процедуры позволяет регулировать очередность ухода в отпуск для поддержания производительности труда и полноценного отдыха работников.
Во-вторых, некоторые работники рассматривают оформление отпуска исключительно как получение денежной компенсации. Если организация планирует ежедневные/еженедельные/ежемесячные выплаты, то равномерность в графике отпусков позволяет не допустить излишних обязательств по выплатам отпускных в каком-то месяце. Практика показывает, что пик выплат приходится именно на летние месяцы.
В-третьих, работнику, бурно доказывающему свое право на отпуск именно в это время, всегда можно продемонстрировать его же подпись в графике отпусков о намерении идти в отпуск в другое время. Обычно этого бывает достаточно, чтобы восстановить рабочую обстановку.
Дополнительным бонусом будет то, что при подписании графика отпусков на следующий год работники станут более ответственно относиться к этой практике. Для работников HR-службы это выразится в снижении «авралов» при оформлении отпусков сотрудников.
В конфигурации «1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом для Казахстана» предусмотрен документ «График отпусков» (см. рис.2):
Рисунок 2.
Используя функции кнопки «Автозаполнение», можно ввести в систему данные по каждому подразделению либо целиком по предприятию.
А если все-таки работник идет в отпуск вне утвержденного графика отпусков?
В этом случае при получении от работника заявления на отпуск с визой «В приказ» у организации возникает пролонгация срока выплаты отпускных. То есть, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, то отпускные необходимо перечислить за 3 (три) календарных дня до фактического начала отпуска. Однако если речь идет об отпуске вне графика отпусков, то срок выплаты отпускных продлевается до 3 (трех) дней фактического нахождения работника в отпуске. Формулировку «в соответствии с графиком отпусков» либо же «вне графика отпусков» целесообразно указывать в тексте приказа.
Что касается предоставления отпуска в счет будущей отработки (так называемый «отпуск авансом»), то здесь нет запретительных норм Трудового кодекса. Чаще всего организации используют индивидуальный подход к работникам и практику сбора заявлений на удержание переплаченных сумм. Этот подход дает возможность мотивировать наиболее надежных работников без увеличения финансовых рисков.
Оплата отпуска производится путем умножения среднего дневного (часового) заработка на количество рабочих дней (рабочих часов), приходящихся на период события. Средний дневной (часовой) заработок во всех случаях определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество рабочих дней (часов), исходя из баланса рабочего времени.
Таким образом, продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях, а для расчета средней заработной платы используются рабочие дни, приходящиеся на период события.
В программном продукте «1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом для Казахстана» для начисления отпускных используется документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» (см. рис.3):
Рисунок 3.
Данный документ позволяет автоматически произвести расчет по среднему заработку и сумму отпускных.
Чем больше у работника было неоплачиваемых периодов в течение рабочего года, дающего право на трудовой отпуск, тем меньше у него дней отпуска и тем меньше его средний дневной (часовой) заработок.
Рассмотрим на примере. При установленной минимальной продолжительности трудового отпуска в 24 (двадцать четыре) календарных дня за каждый отработанный работником месяц ему полагается 2 (два) календарных дня трудового отпуска. Однако предположим, что работник был в отпуске без сохранения заработной платы в течение 2-х месяцев. В соответствии со ст.91 ТК РК данный период не включается в трудовой стаж, исчисляемый при предоставлении трудового отпуска, а значит, не дает право на трудовой отпуск (т.е. минус четыре дня от 24 положенных). А отсутствие начислений в указанный период уменьшает средний дневной (часовой) заработок работника.
В итоге отпуск работника из примера – 20 календарных дней отпуска. В тексте приказа необходимо добавить формулировку «предоставить основной оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск за фактически проработанное время».
В конфигурации «1С Предприятие: Зарплата и управление персоналом для Казахстана» данные по отпуску сотрудника можно посмотреть отчетом «Отчет по отпускам сотрудника организации» (см. рис.4):
Рисунок 4.
Если в течение года у сотрудника были периоды, когда он фактически не работал и ему не производились начисления (прогулы, отпуска без сохранения заработной платы и пр.), то в левой части таблицы отчета «Расчет предоставляемого отпуска» в графе «исключаемых из стажа» появится количество календарных дней, за которые отпуск работнику не предоставляется. Это повлечет уменьшение цифры в графе «предоставляемого отпуска». При проведении документов «Трудовые отпуска организаций», «Отзыв из отпусков организаций», «Компенсация за неиспользованные отпуска сотрудникам организаций» данные отразятся в правой части таблицы отчета «Фактическое использование отпуска».
